LINEやメッセンジャーなどのコミュニケーションツールが広まる一方、
メール利用者は増えており、ビジネスでのメール活用は減る気配がありません。
ビジネスメールについては以前からマナーが必要とされていますが、
今回はスマホ時代だからこそ気をつけたい点を確認しておきたいと思います。
スマホ利用者が増えている昨今は、パソコンが主流だった一昔前とは違い、
メールが色々なデバイス（スマホ・タブレットなど）で読まれるようになりました。
一般的なビジネスメールマナーでは30字前後で改行がするのが望ましいと言われ、
明らかにパソコン間でのやりとりであれば、もちろん今も有効なマナーですが、
相手が何でメールを読むか分からない場合、ディスプレイサイズや表示倍率によって
見え方が変わってしまうため、最近ではそれを意識することも必要になっています。
不動産会社がお客様に送るメールは基本的にパソコンで書かれるので、
送られたメールがパソコン・スマホでどう見えるのか違いを見ていきましょう。
まずはパソコンで読みやすく改行を入れて書いたメールの場合。
パソコン重視で改行すると、横幅の限られたスマホでは文章途中で改行が入ってしまう
次に書きづらくてもスマホ重視で、段落ごとにしか改行を入れずに書いた場合。
スマホは読みやすいが、パソコンでは画面幅いっぱいに表示されて読みづらい
そして改行をほとんどしないで書いた場合。
改行がなさすぎると文字がキツキツで、パソコンもスマホも読みづらくなってしまう
このようにパソコンとスマホでは最適な改行が異なってくるので、
どちらで見ても読みやすいメールを書くのは正直、難しいのですね・・
ただこうしたことが視野に入っていると、自分のメールの書き方を見直して、
たとえば改行を少し減らしてみよう、少し行間をあけたらいいかもしれない、
と調整することで、最大公約数に近づけていくことができると思います。
ちなみに行間が多すぎても、スクロールが長く読みづらくなるので注意しましょう。
図面資料や写真、書類PDFなどをメールに添付して送る場合も多いと思いますが、
こちらも従来のビジネスマナーに加え、スマホ時代ならではの配慮が必要です。
まずは添付データのサイズ上限ですが、一般的に２MB以内がマナーとされています。
大きなサイズのデータは受信に時間がかかり、迷惑に思われるかもしれませんし、
プロバイダやメールサービス、メールサーバーの制限で届かない場合も出てきます。
また、相手がWi-Fi環境のない外出先で受信する可能性も考えなければなりません。
ファイルを添付して送信する場合は、必ずデータサイズを確認するようにしましょう。
どうしても大きなサイズのデータをメールで送らなければならない場合は、
ファイルの圧縮をしたりや、画像サイズの縮小をしてデータ容量を軽くしたり、
ファイル転送サービスやDropboxなどのストレージを利用する方法もあります。
とはいえ、スマホの場合、圧縮ファイルは専用のアプリがないと開けませんし、
ファイル転送サービスやストレージを利用する場合は、相手が慣れていないと
スムーズに見られないかもしれない、といった配慮をする必要があります。
添付データを送る際は、こうしたことにも気を配ってみましょう。
Googleアナリティクスを見ると、PCよりスマホの割合が多くなりつつあるので、
メールについてもスマホで読む方が今まで以上に増えていると予想できます。
現在は、自分が思っている以上に色々なデバイスで読まれることを意識して、
メールを書く時、送る前には必ず「相手がどんな環境でメールを見るか？」
ちょっと考えてみるようにするといいかもしれませんね。
マナーは相手を思いやる気持ち。お客様を思いやった対応をしていきましょう。